Comprendre le principe de remboursement des frais de mission

Lors des déplacements des salariés, les indemnités prennent effet dans un cadre réglementaire bien établi. En termes de gestion, cela implique l’établissement des frais de notes. En effet, les frais de mission comprennent toutes les dépenses engagées par un salarié ou un agent de fonction publique en déplacement ou en mission. 

Les frais de mission, en tant que frais en entreprise

Ces frais s’appliquent uniquement à la réalisation des missions ponctuelles situées hors de la résidence administrative et de la résidence familiale.

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 Les frais de mission regroupent principalement les dépenses générées par l’exercice des activités professionnelles des employés ou des agents de fonction publique en déplacement. Cela comprend entre autres :

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  • Les frais de déplacement
  • Les frais de repas
  • Les frais d’hébergement
  • Etc. 

Concernant les frais de déplacement, il peut s’agir des frais kilométriques, des frais de location de véhicules, des frais de carburant, des frais de péage, des frais de parking, des frais de taxi, etc. 

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Les frais de mission peuvent également inclure les dépenses relatives aux frais de bagages supplémentaires, aux frais de visa ou équivalent, aux frais de vaccination et de traitements pendant les missions à l’étranger, etc. 

En revanche, les frais d’assurance et de réparation en cas d’accident ne figurent pas parmi les frais de mission. En outre, ils ne sont pas couverts par l’employeur. 

Comment sont calculés les frais de transport ? 

Le calcul des frais de mission repose sur l’évaluation des frais de transport, des frais de repas et des frais d’hébergement. Comme les frais de transport sont pris en charge par le service par l’employeur, c’est à ce dernier de choisir le mode de transport le plus pratique et le plus intéressant sur le plan financier. 

Par exemple, si l’agent en mission prend des transports communs, ces frais peuvent être pris en charge à condition qu’il présente des justificatifs comme : 

  • Des billets de bateau
  • Des billets de train
  • Des billets de bus
  • Des billets d’avion

En revanche, si l’agent utilise son véhicule personnel, il peut obtenir le remboursement de ses dépenses en déplacement de deux façons. Soit il perçoit une indemnité calculée sur la base du tarif de transport en commun le moins cher, soit les frais de dépenses sont calculés en fonction des indemnités kilométriques

Comment sont calculés les frais de repas et les frais d’hébergement ? 

Pour calculer les frais de repas, il faut prendre en compte les dépenses en petit déjeuner, déjeuner et dîner. D’une manière générale, les dépenses en petit déjeuner sont déjà incluses dans les frais d’hébergement.

Le montant de la prise en charge des frais d’hébergement peuvent varier d’une ville à une autre. Par exemple, à Paris, ces frais sont pris en charge à hauteur de 110 € à peu près, tandis que dans la commune du Grand Paris, les prises en charge peuvent aller jusqu’à 90 €. 

Quant aux frais de repas de l’agent en mission, leur prise en charge peut aller jusqu’à 17,50 € par repas. Pour les travailleurs handicapés ou en situation de mobilité réduite, la prise en charge du remboursement se fait de manière forfaitaire, à hauteur de 120 € par jour

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